Vorstandsassistenz (m/w/d)

• Als Assistenz unterstützen Sie das Vorstandsteam (drei Personen) bei einem reibungslosen Tagesablauf durch eine eigenständige und vorausschauende Büroorganisation.
• Sie planen, koordinieren und organisieren Termine und Reisen.
• Sie buchen Hotels, Räume, Technik und weitere Ressourcen für Workshops und Team-Events des Management-Teams
• Sie übernehmen die Personaladministration: Urlaubs- und Krankmeldungen, Schreiben zu Jubiläen und Geburtstagen sowie allgemeine HR-Abläufe.
• Sie halten Informationsflüsse nach und unterstützen bei Vorbereitung, Dokumentation und Nachverfolgung von Workshops, Meetings und Entscheidungen.
• Sie agieren als erste Anlaufstelle für interne und externe Stakeholder, kommunizieren serviceorientiert und vernetzen relevante Ansprechpartner/innen.
• Sie gestalten Workshops mit und übernehmen Verantwortung für eine gute Zusammenarbeit.
• In Ihrer Verantwortung liegt die eigenständige Vor- und Aufbereitung von Berichten und Präsentationen.
• Bedarfsbezogen übernehmen Sie eigenverantwortlich projektbezogenen Sonderaufgaben.

• Sie bringen idealerweise eine abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder vergleichbare Qualifikationen im relevanten Bereich mit. Alternativ haben Sie sich durch praktische Erfahrung und spezifisches Wissen das notwendige Know-how angeeignet, um die Aufgaben dieser Position erfolgreich zu erfüllen.
• Sie verfügen über mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich, idealerweise auf Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene.
• Sie zeichnen sich durch ein ausgeprägtes Organisationsgeschick, eine strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Eigeninitiative aus.
• Sie arbeiten souverän, diskret und zuverlässig und behalten auch in einem dynamischen Arbeitsumfeld den Überblick.
• Sie verfügen über ausgeprägte Kommunikations- und Koordinationsfähigkeiten und bewegen sich sicher im Austausch mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartner/innen.
• Sie bereiten komplexe Informationen adressatengerecht auf und erstellen aussagekräftige Präsentationen, Berichte und Entscheidungsvorlagen.
• Sie sind sicher im Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint, und bringen eine hohe Affinität zu digitalen Arbeitsweisen mit.
• Sie haben Freude daran, bereichsübergreifende Themen zu koordinieren und Prozesse aktiv mitzugestalten.

Die PBeaKK gewährleistet die berufliche Gleichstellung aller Geschlechter. Schwerbehinderte Bewerber (m/w/d) werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt. Die Stelle ist grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigung geeignet.